С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат, хорошо знакомого всем работающим россиянам, документа. Электронная книжка обеспечит доступ работников к информации о своей трудовой деятельности в любое время, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работающего гражданина. Она содержит информацию о работнике, выполняемой им работе, переводах, увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.

В настоящее время большинство трудовых книжек граждан уже переведены в цифровой формат, а с момента регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования на индивидуальном лицевом счете ежегодно аккумулируются сведения о его трудовой деятельности, стаже и заработке, страховых взносах и индивидуальных пенсионных коэффициентах. Аналогично учету индивидуальных сведений о стаже и заработке, в электронной трудовой книжке будет вестись учет всех кадровых мероприятий гражданина. Электронная трудовая книжка заменит бумажный вариант, в котором зачастую присутствовали исправления и неточности, создавая определенные трудности при назначении пенсии гражданину.

Изучением своей трудовой книжки гражданин начинал заниматься лишь тогда, когда увольнялся или обращался за назначением пенсии, так как сам документ находился у работодателя. С переходом на электронную трудовую книжку, застрахованные лица смогут в любой момент посмотреть содержащиеся в ней сведения через Личный кабинет гражданина на cайте pfrf.ru, портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

По запросу гражданина, сведения о трудовой деятельности из электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде выписки на бумажном носителе. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Данная услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет существовать только в цифровом формате.

Начиная с января 2020 года каждый работодатель передает в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде.

До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки только в электронном виде.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки, работодатель будет вести параллельно и электронную трудовую книжку. Работник, подавший заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Важно отметить, что если человек выбирает переход на электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с января 2020 года.

Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

При последующем трудоустройстве гражданина, информация из электронной трудовой книжки будет предоставляться работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать гражданину сведения о его трудовой деятельности на бумаге, либо в электронном виде.